6 giấy tờ nhất định phải xin khi nghỉ việc ở Nhật là điều bạn bắt buộc phải nắm rõ trước khi rời công ty. Nghỉ việc tại Nhật không chỉ đơn giản là nộp đơn và bàn giao, mà còn liên quan đến nhiều thủ tục như chuyển việc, bảo hiểm và gia hạn visa.
Thực tế, không phải công ty nào cũng chủ động cấp đầy đủ giấy tờ. Nếu thiếu sót, bạn có thể gặp rắc rối lớn hoặc mất quyền lợi. Vì vậy, hãy chủ động kiểm tra và yêu cầu đúng các giấy tờ cần thiết trước khi nghỉ việc.
離職票 I, II (Rishokuhyou) – Giấy chứng nhận nghỉ việc
離職票 I, II (Rishokuhyou) là giấy tờ quan trọng nhất sau khi nghỉ việc. Dùng để
- Xin trợ cấp thất nghiệp (失業保険) tại Hello Work
- Chứng minh tình trạng đã nghỉ việc khi làm các thủ tục hành chính (ví dụ: xin giảm/miễn nenkin)
Sau khi nhân viên nghỉ việc, công ty cần nộp hồ sơ lên Hello Work. Sau khi Hello Work xác nhận, giấy 離職票 (loại 1 và 2) sẽ được gửi cho nhân viên qua đường bưu điện
Lưu ý:
- Không phải công ty nào cũng tự gửi
- Bạn phải yêu cầu thì họ mới làm
- Thường mất 1–2 tuần sau khi nghỉ việc mới nhận được
源泉徴収票 (Gensen Choshu Hyo) – Tờ khai khấu trừ thuế (quyết toán thuế)
源泉徴収票 (Gensen Choshu Hyo) là tờ kê khai thuế thu nhập đã đóng, cần nộp cho công ty mới để tính thuế thu nhập.
Trên giấy tổng kết thu nhập và thuế sẽ ghi nhận toàn bộ thu nhập một năm, thuế đã khấu trừ, bảo hiểm đã đóng. Điều này nhằm giúp công ty mới của bạn điều chỉnh thuế cuối năm. Bảng tổng kết này sẽ do công ty làm và gửi cho bạn sớm hoặc 1 tháng sau ngày nghỉ việc.
健康保険資格喪失証明書 (Kenkou hoken shikaku soushitsu shoumeisho) – Giấy chứng nhận mất quyền tham gia bảo hiểm y tế
Đây là giấy xác nhận bạn đã ngừng tham gia bảo hiểm y tế của công ty cũ
Chức năng:
- Đăng ký 国民健康保険 (bảo hiểm quốc dân) tại địa phương
- Hoặc để công ty mới tham gia bảo hiểm cho bạn
Điều quan trọng nhất:
- Nếu công ty cũ chưa cắt bảo hiểm, công ty mới không thể đăng ký cho bạn
- Đây là lỗi rất nhiều người gặp phải
雇用保険被保険者証 (Koyou Hoken Hihokensha-shou) – Giấy chứng nhận tham gia bảo hiểm thất nghiệp ở Nhật.
Công ty thường giữ giấy này để làm thủ tục đóng bảo hiểm cho bạn, và sẽ trả lại khi bạn nghỉ việc.
Chức năng:
- Chứng nhận bạn đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp
- Dùng lại khi vào công ty mới
Điều quan trọng nhất:
- Mã số bảo hiểm (番号)
- Bạn chỉ có 1 mã duy nhất suốt quá trình làm việc tại Nhật
Nếu làm mất bạn có thể xin lại, nhưng sẽ mất thời gian → nên giữ kỹ
年金手帳 / 基礎年金番号 – Mã số Nenkin
Đây là thông tin liên quan đến hệ thống hưu trí quốc gia tại Cơ quan Lương hưu Nhật Bản, dùng để:
- Công ty mới đăng ký bảo hiểm
- Theo dõi quá trình đóng nenkin
- Làm thủ tục hoàn thuế nenkin (nếu về nước)
退職証明書 (Taishoku Shomeisho) – Giấy chứng nhận nghỉ việc
退職証明書 là văn bản do công ty cấp, chứng nhận việc bạn đã nghỉ việc nếu bạn yêu cầu. Theo quy định của Luật lao động, trong vòng 2 năm kể từ ngày bạn nghỉ việc, công ty có nghĩa vụ phải cấp giấy này cho người lao động nếu người lao động đề nghị.
Điểm khác biệt so với 離職票:
- Do công ty cấp
- Chứng minh đã nghỉ việc
- Nộp cho công ty mới
Những lưu ý quan trọng
Những lưu ý quan trọng
- Không phải công ty nào cũng tự cấp đủ giấy tờ
- Bạn cần chủ động yêu cầu trước khi nghỉ
- Nên gửi yêu cầu trước ngày nghỉ 1–2 tuần
- Kiểm tra lại sau khi nhận (đặc biệt là tên, ngày tháng, mã số)
Checklist giấy tờ khi nghỉ việc ở Nhật
| STT | Tên giấy tờ | Tiếng Nhật | Nơi cấp |
| 1 | Giấy chứng nhận nghỉ việc | 離職票 I, II | Hello Work |
| 2 | Tờ khai khấu trừ thuế (quyết toán thuế) | 源泉徴収票 | Công ty |
| 3 | Giấy chứng nhận mất quyền tham gia bảo hiểm y tế | 健康保険資格喪失証明書 | Công ty |
| 4 | Giấy chứng nhận tham gia bảo hiểm thất nghiệp ở Nhật. | 雇用保険被保険者証 | Công ty |
| 5 | Mã số Nenkin | 年金手帳 / 基礎年金番号 | Công ty |
| 6 | Giấy chứng nhận nghỉ việc | 退職証明書 | Công ty |